Kodeks Etyczny - Scalo. The Software Partner

WPROWADZENIE

Niniejszy Kodeks Etyczny został zaakceptowany i wprowadzony w Scalo sp. z o. o. z siedzibą we Wrocławiu jako przyjęty standard zachowania.

Kodeks Etyczny zawiera zasady etycznego prowadzenia biznesu, w zakresie w którym spółka działa lub planuje działanie.

Kodeks Etyczny określa etyczne i moralne standardy, które spółka i jej dostawcy uznają za podstawę ich działania w celu zapewnienia uczciwości w relacjach wewnętrznych i zewnętrznych spółki.

Scalo oczekuje od swoich dostawców, aby stosowały Kodeks Etyczny, by zapewnić pełną i efektywną realizację tych zasad w całym cyklu świadczenia usług spółki.

Scalo nie będzie podejmowało współpracy z podmiotami nie spełniającymi standardów niniejszego Kodeksu Etycznego.

INTRODUCTION

The Code of Ethics has been accepted and introduced by Scalo sp. z o. o. with its registered office in Wrocław as an approved code of conduct.

The Code of Ethics introduces the general principles of ethical conduct for the business the Company operates and intends to continue to operate.

The Code of Ethics outlines the ethical and moral standards of the Company and its suppliers considered essential to guarantee the fairness of the Company’s internal and external relations.

Scalo sp. z o. o. expects from its suppliers to apply this Code of Ethics to ensure the full and effective application of these rules in the full cycle of the service performance of the company.

Scalo will not be cooperating with entities, which do not meet the standards of this Code of Ethics.

ZGODNOŚĆ Z PRAWEM

Scalo, jego personel i dostawcy muszą przestrzegać obowiązującego prawa, w tym także z prawa w kraju, w którym świadczą usługi, a w szczególności muszą unikać działań i zachowań, które mogłyby narazić ich samych lub inne osoby na uczestnictwo w działaniach niezgodnych z prawem.

Personel Scalo oraz jego dostawcy powinni dokładać należytej staranności, aby zdobyć odpowiedni poziom wiedzy na temat przepisów prawa w zakresie wykonywanych przez nich zadań. Z uwagi na fakt, że personel oraz dostawcy nie muszą być specjalistami w zakresie przepisów prawa obowiązujących w ich obszarach działalności: (1) personel Scalo w przypadku wątpliwości powinien zgłaszać te wątpliwości do Scalo w celu ich wyjaśnienia, a (2) dostawcy powinni korzystać z wykwalifikowanych doradców prawnych.

W obszarze zgodności z prawem istotne dla Scalo jest w szczególności ścisłe przestrzeganie przepisów dotyczących poszanowania praw człowieka oraz podstawowych wolności, pracy i zatrudnienia, bezpieczeństwa i higieny pracy, danych osobowych oraz ochrony środowiska, które to obszary wymagają szczególnej ostrożności i uwagi.

COMPLIANCE WITH LAW

Scalo, its personnel and suppliers shall comply with the binding laws and regulations, including the laws and regulations in the country where they perform the services, in particular they shall avoid activities and behaviour that could expose them or other people to the risk of participation in an unlawful activity.

Scalo’s personnel and its suppliers should exercise due diligence to acquire sufficient level of knowledge of the laws and regulations in the field of their professional activity. Due to the fact that personnel or suppliers do not have to be specialists in legislation that applies to their professional activity: (1) Scalo’s personnel in case of doubts should report them to Scalo for clarification, and (2) the suppliers should use qualified legal advisers.

In the field of compliance with the law it is crucial for Scalo to be compliant in particular with laws governing respect for human right, along with fundamental freedoms, labour and employment, health and safety, personal data, and protection of the environment, which fields require particular care and attention.

SZACUNEK WOBEC INNYCH

Scalo dąży do tego, aby kształtować w swojej organizacji postawę szacunku wobec innych osób. W szczególności Scalo podejmuje działania w celu przeciwdziałania wszelkiej dyskryminacji w oparciu o niezgodne z prawem przesłanki.

Bezwzględnie zabronione w Scalo są wszelkie formy nękania, przymuszania i zastraszania, w tym takie które oparte są na działaniach o charakterze psychologicznym lub seksualnym.

Scalo stale dąży także do zapewnienia pełnej zgodności z przepisami prawa, które:

1) regulują ochronę prywatności personelu Scalo,

2) zmierzają do zapewnienia i poprawy bezpieczeństwa personelu podczas wykonywania ich obowiązków.

Dział HR odpowiada za koordynację relacji wśród personelu Scalo w oparciu o zasadę wzajemnego zaufania i szacunku oraz traktowania innych z godnością.

Scalo przestrzega również:

• zasad Organizacji Narodów Zjednoczonych Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka

• podstawowych konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy (ILO), w szczególności dotyczących pracy przymusowej i pracy dzieci;

• zasad inicjatywy Organizacji Narodów Zjednoczonych Global Compact.

RESPECT FOR PERSONS

Scalo endeavour to shape an attitude of respect towards other people in its organization. In particular, Scalo undertakes steps aimed to counteract any discrimination on unlawful grounds.

Any form of harassment, coercion and bullying is strictly forbidden at Scalo, including those based on activities of a psychological and sexual nature.

Scalo constantly endeavour also to full compliance with the laws that:

1) govern the protection of Scalo personnel’s’ privacy,

2) are to ensure and improve the safety of Scalo’s personel in the performance of their duties.

HR department is coordinating relations among Scalo’s personnel based on the principles of mutual trust and respect, as well as treating others with dignity.

Scalo also comply with:

• the principles of the United Nations Universal Declaration of Human Rights;

• the fundamental conventions of the International Labour Organisation (ILO), in particular concerning forced and child labour;

• the principles of the United Nations Global Compact.

KONFLIKT INTERESÓW

Personel i dostawcy powinni unikać sytuacji konfliktu interesu, tj. sytuacji, w której interesy tych osób lub podmiotów przenikają się lub są sprzeczne z interesami Scalo. Każdy członek personelu i dostawca powinien dbać, by nie dokonywać żadnych czynności ani nie składać żadnych oświadczeń, które w sposób pośredni lub bezpośredni mogłyby spowodować konflikt interesów pomiędzy nimi, a Scalo.

W szczególności:

1) personel i dostawcy nie powinni podejmować czynności i składać oświadczeń, w sytuacji w której interes personelu lub dostawcy jest w całości lub częściowo sprzeczny z interesem Scalo. W takiej sytuacji członek personelu lub dostawca powinien poinformować Scalo o konflikcie interesów oraz powstrzymać się od dokonywania czynności do czasu uzgodnienia ze Scalo dalszego sposobu działania,

2) personel i dostawcy powinni uzyskać zgodę Scalo na zawarcie jakiejkolwiek transakcji, w której występuje konflikt interesów pomiędzy Scalo i członkiem personelu lub dostawcą.

3) personel i dostawcy nie powinni przyjmować zleceń ani ofert pracy od klienta lub konkurenta, jeśli to mogłoby negatywnie wpłynąć na decyzje podejmowane przez nich w Scalo lub wykonywanie obowiązków w Scalo.

4) dostawcy nie powinni podejmować aktywnych działań w celu rekrutacji i zatrudnienia personelu Scalo przez co najmniej rok od zakończenia współpracy ze Scalo.

Personel i dostawcy powinni informować dział HR o jakichkolwiek przypadkach konfliktu interesów.

CONFLICT OF INTERESTS

Personnel and suppliers should avoid situations of conflict of interest, i.e. where the interests of these individuals or entities cross or are contradictory with the interests of Scalo. All personnel and every supplier shall take care not to perform any action, either directly or indirectly, and not to make any statements that would place them in a conflict of interest with Scalo.

In particular:

1) personnel and suppliers shall not take actions and make any statements where the interests of the personnel or the supplier are wholly or partially contrary to the interests of Scalo. In such a situation, the personnel or the supplier should inform Scalo on a conflict of interest and refrain from taking actions to the time of agreeing with Scalo further course of actions.

2) personnel and suppliers shall obtain written consent from Scalo before concluding any transaction, in which there is a conflict of interest between Scalo and personnel or supplier.

3) personnel and suppliers shall not accept an assignment or work offers from a customer or competitor that could affect their judgement made in Scalo or performance of their duties in Scalo.

4) suppliers shall not take any active steps to recruit or employ Scalo’s personnel for at least a year after the end of cooperation.

Personnel and suppliers shall inform HR department of any conflict of interest situations.

PRYWATNOŚĆ

Scalo dąży do zapewnienia zgodności z przepisami prawa, które regulują ochronę prywatności personelu.

Scalo sp. z o. o. i jej dostawcy przestrzegają przepisów przewidzianych przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane RODO) i spełniają wymogi tam przewidziane.

PRIVACY

Scalo endeavour to ensure compliance with the laws that govern the protection of personnel’s privacy.

Scalo sp. z o. o. and its suppliers shall meet the requirements and they follow the regulations under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) and meet the requirements therein.

UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI

Scalo dąży do transparentności i wiarygodności w komunikacji. Celem jest umożliwienie personelowi i dostawcom oraz wszelkim innym odbiorcom uzyskiwania rzetelnych informacji o działaniach Scalo.

Członkom personelu Scalo i dostawcom nie wolno ujawniać poufnych informacji, do których uzyskali dostęp w związku z wykonywaniem swoich obowiązków osobom spoza Scalo, ani innym członkom personelu Scalo, którzy nie mają uprawnień do otrzymania takich informacji.

Szczególną ostrożność należy zachowywać w odniesieniu do informacji: o prognozach i wynikach finansowych, zatrudnieniu i zasadach zatrudniania, biznesowej koncepcji produktów i usług świadczonych przez Scalo, know-how, ofert handlowych oraz relacjach z klientami.

Scalo dba także, aby przekaz informacji był rzetelny, spójny i kompletny dlatego personel oraz dostawcy bez wcześniejszego uzgodnienia ze Spółką nie powinni ujawniać informacji Scalo szczególnie wrażliwym odbiorcom informacji, w szczególności w kontaktach z mediami, inwestorami, analitykami finansowymi oraz organami publicznymi i regulacyjnymi. Komunikacja z tymi podmiotami należy do wyłącznej kompetencji osób zajmujących stanowiska kierownicze w Scalo i kompetentnych członków personelu Scalo z wyspecjalizowanych działów, takich jak działy marketingu i finansów.

Żadna osoba, członek personelu lub dział, który w strukturze Scalo lub swoim zakresie obowiązków nie ma powierzonej odpowiedzialności za informacje poufne lub prowadzenie komunikacji nie powinien ujawniać żądnych informacji dotyczących Scalo oraz nie powinien podejmować prowadzić komunikacji dotyczącej Scalo.

Zasady zachowania w tajemnicy informacji poufnych obowiązujących z klientami i dostawcami określają umowy z klientami i dostawcami.

DISCLOSURE OF INFORMATION

Scalo strives for transparency and reliability in its communications. The aim is to enable personnel and suppliers, as well as any other recipients to be accurately informed of Scalo activities.

Personnel and suppliers shall not disclose the confidential information they got through their duties to parties outside Scalo and to other Scalo’s personnel who do not have authorisation to access it.

Particular vigilance shall be undertaken with respect to information on financial projections and results, employment and rules and conditions thereof, business concept of products and services provided by Scalo, know-how, commercial offers and relations with customers.

Scalo also cares that the disclosure of information is accurate, consistent and complete, therefore personnel and suppliers, without prior agreement with the Company, should not disclose any Scalo information to particularly sensitive recipients of information, in particular in relations with the media, investors, financial analysts and public and regulatory authorities. Communication with these entities and authorities is the sole responsibility of certain senior management at Scalo and competent Scalo’s personnel from specialized departments such as marketing and finance departments.

Any person, personnel or department that, in Scalo’s structure or in their scope of duties, has not been given responsibility for confidential information or communication, should not disclose any information about Scalo and should not undertake any communication activities regarding Scalo.

Confidentiality rules with customers and suppliers are included in the agreements with clients and suppliers.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ FINANSOWA

Operacje i transakcje przeprowadzane przez Scalo i jej dostawców muszą zostać prawidłowo udokumentowane i zaksięgowane. Scalo prowadzi rzetelną ewidencję księgową w oparciu o właściwe przepisy prawa i zasady rachunkowości stosowane w spółce.

Każdy wpis w księgach spółki powinien być poparty dokumentami.

FINANCIAL RESPONSIBILITY

The operations and transactions carried out by Scalo and its suppliers must be documented and recorded in a correct manner. Scalo keeps accurate accounting record based on appropriate law and accounting rules applicable in the company.

Each entry in the company’s books should be backed up with supporting documents.

BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

Scalo i jej dostawcy dokładają starań, aby zapewnić swojemu personelowi bezpieczne środowisko pracy.

W tym celu Scalo:

1) identyfikuje i ocenia ryzyko w powyższym zakresie. Scalo podejmuje środki zapobiegawcze w celu zapobieżenia wypadkom przy pracy i chronienia personelu przed wypadkami oraz chorobami zawodowymi.

2) Scalo zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa regularnie organizuje szkolenia, informuje personel o potencjalnie niebezpiecznych urządzeniach lub produktach, zapewnia personelowi odpowiedni sprzęt, a także przekazuje instrukcje jego użycia.

3) Scalo ponadto zapewnia, że jego działania nie będą miały wpływu na zdrowie i bezpieczeństwo podwykonawców, osób trzecich zaangażowanych w działania Scalo, lokalnej społeczności oraz użytkowników jego produktów i usług.

4) Scalo zapewnia o zgodności swoich standardów z unijnymi standardami bezpieczeństwa i higieny pracy.

W razie naruszeń powyższych standardów albo w przypadku wystąpienia choroby zawodowej lub wypadku przy pracy, należy takie zdarzenia zgłaszać do przełożonych, w celu wszczęcia procedury wynikającej z Kodeksu pracy.

Scalo zachęca dostawców, aby wdrożyli system zarządzania zdrowiem i bezpieczeństwem w oparciu o obowiązujące prawo, a tam gdzie to konieczne także międzynarodowe normy.

HEALTH AND SAFETY IN WORK ENVIRONMENT

Scalo and its suppliers shall endeavour to provide its personnel a safe working environment.

For this purpose Scalo:

1) identifies and assess the risk in that matter. Scalo undertakes precautionary measures to protect the personnel from accidents at work and occupational diseases.

2) Scalo in accordance with binding law provides regular training, informs personnel about potentially dangerous equipment or products, equip personnel with appropriate equipment and provide instructions for their use.

3) Scalo also ensures that his activities do not affect the health and safety of his subcontractors, third parties involved in the activities of Scalo, the local community and users of his products and services.

4) Scalo ensures that its standards comply with EU health and safety standards.

In the event of violation of these standards, or in the event of an occupational disease or accident, the incident should be reported to the supervisor in order to initiate the appropriate procedure under the Labour Code.

Scalo encourages suppliers to implement a health and safety management system Safety Management System based on binding law and where it is necessary bosed on international standards.

REGULACJE ŚRODOWISKOWE

Działalność Scalo, z uwagi na jej przedmiot, ma bardzo ograniczony wpływ na środowisko.

Jednakże, Scalo jako przedsiębiorstwo świadczące usługi z zakresu informatyki wykorzystuje energię elektryczną. Spółka stara się ograniczać zużycie energii tak bardzo jak tylko to możliwe np. dbając odpowiednie wyłączanie sprzętu. Stosuje również produkty energooszczędne.

Scalo nie wykorzystuje wody w celach innych niż konieczne dla zapewnienia higienicznych warunków pracy na podstawie Kodeksu Pracy.

Scalo nie emituje zanieczyszczeń do powietrza.

Scalo nie wykorzystuje zasobów naturalnych.

Scalo produkuje ograniczoną ilość śmieci.

Scalo ma osobną procedurę dotyczącą zarządzania energią i śmieciami.

ENVIRONMENTAL POLICIES

Scalo’s services, due to its scopel, have very limited influence on environment.

However, as an IT service provider, Scalo uses electricity. The company tries to limit its energy consumption as much as possible, e.g. by ensuring that equipment is switched off appropriately. It also uses energy-saving products.

Scalo does not use water for purposes other than those necessary to ensure hygienic working conditions under the Labour Code.

Scalo does not make air emissions.

Scalo does not use natural resources.

Scalo produces limited amount of wastes.

Scalo has a separate procedure regarding energy and waste management.

WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA

Scalo zobowiązuje się do utrzymywania zgodności swoich rozwiązań z ustawą o prawach autorskich i prawach pokrewnych oraz odpowiednich regulacji unijnych.

Scalo zawiera ze swoim personelem umowy o przeniesieniu praw autorskich za wynagrodzeniem.

INTELLECTUAL PROPERTY

Scalo is committed to maintaining compliance of its solutions with the Copyright and Related Rights Act and relevant EU regulations.

Scalo enters into copyright transfer agreements with its personnel for remuneration.

NIEUCZCIWA KONKURENCJA I ZAPOBIEGANIE MONOPOLOM

Scalo stosuje się do ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Akt ten definiuje czyn nieuczciwej konkurencji jako działanie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy lub klienta.

W szczególności chodzi o takie działania jak wprowadzające w błąd oznaczenie przedsiębiorstwa, fałszywe lub oszukańcze oznaczenie pochodzenia geograficznego towarów albo usług, wprowadzające w błąd oznaczenie towarów lub usług, naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, nakłanianie do rozwiązania lub niewykonania umowy, naśladownictwo produktów, pomawianie lub nieuczciwe zachwalanie, utrudnianie dostępu do rynku, przekupstwo osoby pełniącej funkcję publiczną, a także nieuczciwa lub zakazana reklama, organizowanie systemu sprzedaży lawinowej oraz nieuzasadnione wydłużanie terminów zapłaty za dostarczane towary lub wykonane usługi.

Dodatkowo Scalo stosuje się do ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, która zakazuje porozumień ograniczających konkurencję i przeciwdziałania antykonkurencyjnym koncentracjom przedsiębiorców.

Scalo podlega na gruncie prawa polskiego odpowiedzialności cywilnej z tytułu nieprzestrzegania powyższych regulacji, a dodatkowo Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów może nałożyć na spółkę kary przewidziane ustawowo.

FAIR-TRADE AND ANTI-TRUST POLICY

Scalo shall comply with the Act on Combating Unfair Competition.

This act defines an act of unfair competition as an act contrary to the law or morality, if it threatens or prejudices the interest of another entrepreneur or customer.

In particular, the following actions are concerned: misleading designation of a company, false or fraudulent indication of the geographical origin of goods or services, misleading indication of goods or services, infringement of business secrets, inducing the termination or non-performance of a contract, imitation of products slander or unfair praise, hindering access to a market, bribery of a person holding a public office, as well as unfair or prohibited advertising, organising a system of pyramid selling and unreasonable extensions of payment periods for goods supplied or services rendered.

In addition, Scalo complies with the Competition and Consumer Protection Act, which prohibits agreements restricting competition and counteracting anti-competitive business conspiracies.

Scalo is subject to civil liability under Polish law for failure to comply with the above regulations, and in addition the President of the Office of Competition and Consumer Protection may impose penalties on the company as provided by law.

FAŁSZERSTWA

Scalo i jego personel są autorem produktów, które są tworzone w ramach ich działalności.

Scalo wymaga od swoich dostawców przejrzystości w zakresie pochodzenia ich produktów.

COUNTERFEIT POLICY

Scalo and its personnel are the authors of products that are created as part of their activities.

Scalo requires its suppliers to be transparent about the origin of their goods or services.

WHISTLEBLOWING

W sytuacji powstania podejrzenia naruszenia niniejszych zasad etyki, personel Scalo ma możliwość poinformowania swojego przełożonego o takiej sytuacji w celu umożliwienia mu podjęcia działań w tym zakresie.

Co do zasady podejrzenia lub stwierdzone przypadki naruszenia etyki w Scalo powinny być rozwiązywane wewnętrznie przy pomocy działu HR, a w przypadku wątpliwości możliwe jest skorzystanie z pomocy zewnętrznych doradców, zwłaszcza w sprawach prawnych, podatkowych i kadrowych.

Członek personelu, który w dobrej wierze zgłosił naruszenie zasad przewidzianych w tym kodeksie, nie może spotkać się z negatywnymi konsekwencjami z powodu dokonania tego zgłoszenia.

W ramach procedury whistleblowing każdy członek personelu ma możliwość zgłaszania zauważonych przypadków:

• przestępstwa lub wykroczenia;

• poważnych i rażących naruszeń ustawy lub rozporządzenia, umowy międzynarodowej lub konwencji ratyfikowanej lub zatwierdzonej przez Polskę;

• poważnego zagrożenia lub szkody dla interesu publicznego;

• korupcja i niedozwolone wpływanie na inne osoby;

• nieprawidłowości księgowych;

• naruszenia zasad i norm konkurencji;

• istnienia ryzyka związanego z lub wystąpienie poważnego naruszenia praw człowieka i podstawowych wolności, zdrowia i bezpieczeństwa ludzi oraz środowiska naturalnego;

• innych przypadku naruszenia zasad obowiązujących w Scalo.

WHISTLEBLOWING

In the case of alleged breach of this rules of ethics, the personnel can inform their supervisor on the case in order to allow them to take an appropriate action in this scope.

Generally, any alleged or identified cases of ethics irregularities in Scalo should be solved internally with the involvement of Human Resources department and in case of doubt external advisors can be used, especially in legal, tax and HR matters.

Personnel who in good faith, report a breach of the rules laid down in this Code shall not be adversely affected due to such report.

As part of the whistleblowing procedure, each member of personnel has right to report any observed cases of:

• crime or offence;

• any serious and gross violation of a law or regulation, an international treaty or convention ratified or approved by Poland;

• serious threat or harm to the public interest;

• corruption and improper influence to other persons;

• accounting irregularities;

• violation of competition rules and standards;

• existence of risks related to or occurrence of serious violations of human rights and fundamental freedoms, the health and safety of people and the environment;

• other breaches of rules applicable in Scalo.