Jak motywować zespół w pracy zdalnej?

Dla większości firm z sektora IT praca zdalna nie jest niczym nowym. Wiele przedsiębiorstw już od dawna oferuje pracownikom pracę w trybie mieszanym. Taki schemat jest szczególnie przydatny w przypadku osób wykonujących pracę, która wymaga skupienia i ciszy. Instytut Gallupa podaje, że na początku roku 2020 aż 31% amerykańskich pracowników korzystało z możliwości pracy zdalnej. Jak te statystyki zmieniły się za sprawą pandemii? Na przełomie kwietnia i maja 2020 roku pracę zdalną deklarowało już dokładnie dwa razy więcej osób, czyli aż 62%.

Dla wielu było to coś zupełnie nowego, z czym w normalnych warunkach prawdopodobnie nigdy nie mieliby styczności. Szybko okazało się, że nowy styl pracy przypadł do gustu pracownikom i wielu chciałoby mieć możliwość zdalnej pracy nawet wtedy, gdy pandemia przeminie i nie będzie żadnych ograniczeń w funkcjonowaniu przedsiębiorstw.

Można powiedzieć, że w kontekście pracy zdalnej branża IT jest uprzywilejowana. Pracownicy firm informatycznych do pracy potrzebują zwykle tylko odpowiedniego sprzętu komputerowego, oprogramowania oraz dostępu do zadań i bazy wiedzy. Taka praca nie wymaga osobistej obecności w biurze i może być wykonywana praktycznie z każdego zakątka świata. Aby osiągnąć wysoką wydajność, potrzebny jest manager, który zorganizuje pracę i zachęci zespół do aktywnego udziału w projektach.

Jednym z najważniejszych wyzwań, przed jakimi stoją managerowie, jest odpowiednia motywacja pojedynczych pracowników oraz całych zespołów. Bez odpowiedniego podejścia praca z trybie zdalnym może wiązać się nieporozumieniami oraz niedomówieniami, które mogą z kolei rzutować na jakości pracy. Jeżeli manager nie zadba o to, by pracownicy mieli jasno określone cele i priorytety, mogą poczuć się zagubieni i, w konsekwencji, będą źle wykonywać swoją pracę.

Manager powinien zatem zadbać o to, by każdy pracownik, wiedział dokładnie, na czym polega jego zadanie. Ważny jest również częsty feedback oraz rozmowa. Jeśli pracownik napotka na problemy, manager powinien zawsze służyć radą i zrobić wszystko, by obawy i problemy danej osoby nie rzutowały na wydajność grupy.

Jeżeli jesteś managerem w firmie IT, na pewno już wiesz, że praca zdalna może mieć pozytywny wpływ na zaangażowanie pracowników. Jeżeli odpowiednio wyznaczysz cele oraz zapewnisz swojemu zespołowi narzędzia do szybkiej komunikacji, praca z domu będzie mogła przebiegać praktycznie w taki sam sposób jak w biurze. Przygotowaliśmy kilka rad, które pomogą Ci zmotywować zespół oraz zwiększyć jego zaangażowanie.

OKREŚL CELE

Motywacja do pracy jest dużo większa, jeżeli pracownik wie, czego od niego oczekujesz. Zadbaj więc o to, by Twój zespół miał jasno określne cele, które są możliwe do spełnienia. Zbyt wygórowane wymagania mogą zniechęcić pracowników i powodować znaczny spadek wydajności. Jeżeli do wykonania określonych zadań niezbędna jest praca grupowa, podziel obowiązki sprawiedliwie między członków zespołu.

POSTAW NA KONTAKT Z PRACOWNIKIEM

Dla pracownika, który wcześniej wykonywał pracę wyłącznie z biura, jedną z najtrudniejszych rzeczy w pracy zdalnej może być brak bezpośredniego kontaktu z managerem oraz innymi pracownikami. Właśnie dlatego osoba zarządzająca projektem powinna kontaktować się z pracownikiem dużo częściej niż w przypadku pracy biurowej. Poza rozmowami biznesowymi, dobrze poruszyć także tematy związane z czasem wolnym – zapytać o urlop, hobby, czy ostatnio obejrzany film. Nie każdy pracownik lubi sam inicjować rozmowę, dlatego to właśnie manager powinien wyprzedzić jego oczekiwania w tym zakresie.

NIE ZAPOMNIJ O FEEDBACKU

Oprócz stałego kontaktowania się w sprawach bieżących, bardzo ważny jest nieustanny feedback. Przekazywanie informacji zwrotnej na temat wykonanej pracy jest bardzo ważne i pełni dwie podstawowe funkcje:

• w przypadku dobrze wykonanego zadania, pochwała daje pracownikowi poczucie uznania i motywuje do dalszej pracy;
• w przypadku zadania wykonanego poniżej oczekiwań, uwagi pozwalają na poprawę jakości w przyszłości i zachęcają do osiągnięcia doskonałości.

Feedback jest ważny zarówno w przypadku pracy indywidualnej, jak i zespołowej.

ZAPEWNIJ MERYTORYCZNE WSPARCIE I UTRZYMAJ KOMUNIKACJĘ

Praca z domu może być trudna w szczególności w przypadku pracowników zaczynających swoją karierę zawodową, którzy na co dzień korzystają z rad bardziej doświadczonych kolegów z biura. Zwróć na nich szczególną uwagę i zapewnij im dostęp do potrzebnej wiedzy. Jeżeli jest to potrzebne, wyznacz innych pracowników, którzy będą odpowiedzialni za merytoryczne wsparcie i nigdy nie odmówią pomocy mniej doświadczonym kolegom.

ZAPEWNIJ ODPOWIEDNIE WARUNKI PRACY

Chociaż praca z domu dla wielu pracowników jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, to dla niektórych osób może stanowić duże wyzwanie. Dotyczy to szczególnie tych osób, które mają małe dzieci lub nie mają odpowiednich warunków (np. są w trakcie remontu mieszkania). Porozmawiaj z pracownikami o tym, czy praca z domu jest dla nich komfortowa. Jeżeli nie, postaraj się zapewnić im miejsce, w którym będą mogli spokojnie pracować. Możesz np. wydzielić dla nich specjalną strefę w biurze.

ZADBAJ O ROZWÓJ OSOBISTY PRACOWNIKÓW

W normalnych warunkach pracownicy firm informatycznych mogą liczyć na wiele różnych benefitów, takich jak prywatne ubezpieczenie zdrowotne, karty do klubów sportowych czy dodatkowe kursy językowe. Praca zdalna nie musi oznaczać rezygnacji z tego rodzaju motywatorów. Utrzymaj dodatki, które nie wymagają obecności pracownika w firmie, a te, które są nieodłącznie związane z wizytą w siedzibie firmy postaraj się zmodyfikować, np. przenieś kursy językowe do sieci.

Chociaż praca zdalna może być dużym wyzwaniem dla managerów, to w przypadku specjalistów IT model ten sprawdza się bardzo dobrze i przynosi korzyści obu stronom. Jeśli opiekun potrafi odpowiednio pokierować zespołem, jakość pracy może zostać utrzymana na bardzo wysokim poziomie. Ponadto pracownicy nie muszą tracić czasu oraz pieniędzy na dojazdy do firmy.

Dodatkową korzyścią dla pracowników jest zmieniające się podejście pracodawców do pracy w biurze. Coraz więcej firm decyduje się na innowacyjne rozwiązania w tym zakresie, takie jak np. wprowadzenie modeli hybrydowych, smart office, czy tworzenie przestrzeni coworkingowych. Wiele z nich podejmuje także decyzję o rezygnacji z biur i przejście na tryb zdalny, korzystając z narzędzi wspierających taki model pracy.